Slovensky
Prehľad lekcií seriálu "Škola PLM"
- Úvod do PLM
- PLM a CAD
- PLM a ERP
- Správa dokumentácie a riadenie projektov
- Implementácie PLM
- Ziskovosť a výhody
Správa dokumentácie a riadenie projektov (4. lekcia)
PLM systémy zahrňujú veľké množstvo špecializovaných funkcií a každá z nich podporuje odlišné aktivity v procesoch pri realizácii výrobku. V štvrtej časti PLM školy sa budeme zameriavať na jednu z najkomplexnejších oblastí PLM, ktorou je správa dokumentácie a riadenie projektov. Pomocou týchto PLM funkcií je riešené riadenie vývoja výrobku v rámci celej organizácie a aj mimo nej.
Výrobková dokumentácia
Jednou zo základných požiadaviek na PLM systém je, aby informácie boli organizované spôsobom, ktorý reflektuje a podporuje firemné procesy a postupy. V „klasickom" PDM sme túto funkcionalitu poznali predovšetkým ako kusovníkovú štruktúru (BOM), na ktorú bola naviazaná zodpovedajúca dokumentácia. Pozornosť bola predovšetkým zameraná na dokumentáciu, ktorá popisuje (riadi) vývoj výrobku: konštrukcia, modely a špecifikácie. Dokumentácia v tomto kontexte zahŕňa predovšetkým elementy: meta-dáta, popisné informácie ako číslo dokumentu, popis, stav, autor a fyzický dokument.
Ostatná dokumentácia
Vývoj výrobkov sprevádza celý rad ďaľších dokumentov. Nejedná sa iba o CAD, ale napr. údaje o výrobe, návody, pravidlá, atď., ktoré niesú primárne určené len pre konštruktérov. Cieľom PLM systému je získať všetky výhody spracovaním všetkých dokumentov v rámci organizácie, vytvoriť logické väzby medzi informáciami a zvyšovať tak intelektuálne vlastníctvo spoločnosti. PLM systém by mal ponúkať ľahké vyhľadávanie, klasifikáciu a možnosť ľahkej orientácie vo veľkom množstve dokumentov a informácií. Prístupové práva, životný cyklus dokumentácie a elektronický podpis zaisťujú integritu a kvalitu zpravovaných dokumentov. Pre celý rad spoločností je dnes správa dokumentácie jedným zo základných stavebných pilierov na ceste k PLM.
obr. 1: PLM systém zaisťuje prístup ku kompletnej dokumentácii v rámci podniku vďaka logickým väzbám medzi jednotlivými dokumentami a informačnými celkami.
Bohatá funkcionalita vstavaná do riadenej správy dokumentov
Moderné PLM systémy obsahujú funkcionalitu, ktorá bola skôr doménou predovšetkým systémov vyhradených pre správu dokumentácie. Možnosti pre organizáciu a triedenie dokumentácie boli rozšírené a umožnujú rozlišovať medzi formálnymi a neformálnymi informáciami (dokumentami). Každý objekt v PLM systéme môže obsahovať jeden alebo viac súborov, ktoré systém udržiava v zodpovedajúcich verziách.
Skutočnost, že systém môže rozlišovať medzi rôznymi typmi dokumentov, umožňuje ľahko vytvárať (automaticky) šablóny dokumentov, z hľadiska projektového riadenia workflow schvalovacích procesov apod. Automatický prevod do PDF, 3DXML a ďaľších formátov poskytuje informácie, ktoré sú potom ľahko dostupné pre všetky kategórie užívateľov. Obsah dokumentov je možné indexovať, čo v kombinácii s vyhľadávacími funkciami systému PLM prináša vysoko efektívné možnosti vyhľadávania.
WorkFlow ako podpora firemných procesov
Formálne dokumenty majú obvykle jasne definované procesy pre hodnotenie, schvaľovanie a distribúciu. Workflow procesy významne prispievajú k tomu, aby schvaľovanie a riadenie dokumentácie prebiehalo výrazne rýchlejšie a efektívnejšie ako v prostredí „papierovej dokumentácie" a omnoho bezpečnejšie ako prostredníctvom e-mailové komunikácie. Systém zaisťuje, že schválené dáta nie je možné kedykoľvek menit a v prípade jednotlivých revízií zachováva kompletnú históriu dokumentácie. Moderné PLM systémy umožnujú pomocou zabezpečených vyhradených priestorov v rámci systému zdieľanie dokumentácie spoločně so svojimi zákazníkmi a dodávateľmi. Odpadá tak zložité presúvanie a posieľanie objemného množstva dát medzi lokalitami a partnermi.
Užívateľské prostredie PLM
Veľká časť dokumentov, ktorá je pomocou PLM systému spracovávaná, bola vytvorená užívateľmi, ktorí nepotrebujú ku svojej práci ovládať kompletné prostredie PLM systému a prechádzanie všetkých ponúk systému by pre takých užívateľov bolo zdržaním. Tento fakt môže byť riešený integráciou najdôležitejších funkcií priamo do natívnej aplikácie, ktorú konkrétni užívatelia dobre poznajú. Jedná sa napríklad o MS Office, CAD systémy, priama integrácia do súborového prehliadača MS Windows apod.
Tieto integrácie obvykle zahŕňajú funkcionalitu, ktorá zaisťuje prenos meta-dát medzi aktuálnym dokumentom a PLM systémom. Môže sa jednať napríklad o prenos atribútu „Názov" na identifikačnej karte v PLM systéme do hlavičky MS Word dokumentu, alebo naopak informačná sprievodka dokumentu môže byť prenesená na formulář s informáciami o dokumente do systému PLM apod.
Úzka väzba medzi projektovými a produktovými informáciami
Za vývojom nových výrobkov sa dnes skrýva množstvo komplikovaných projektov, mnoho rôznych pohľadov a predovšetkým obrovské množstvo informácií. Pre spoločnosť je nespornou výhodou tieto informácie zdieľať bezpečným a efektivnym spôsobom už v jednotlivých fázach návrhu. V predchádzajúcom článku sme si ukázali, že cieľom PLM je spravovať všetky dáta o výrobku v rámci jeho celého životného cyklu.
Životný cyklus výrobku je v mnohých prípadoch veľmi úzko zviazaný s jedným či viacerými projektami, kde jednotlivé aktivity a úlohy, ktoré realizujú výsledný výrobok, sú plánované a monitorované. Zdieľať projektové a výrobkové dáta spoločne v jednom systéme prináša jednoznačnejší a komplexnejší pohľad na stav projektu, ľahší prístup k výrobkovým dátam a možnosť predvídať a riešiť problematické miesta projektu skôr ako skutočně nastanú.
obr. 2: vzájomná väzba medzi projektovými a výrobkovými dátami
Projektové riadenie v PLM
Existujú dva hlavné dôvody pre spracovanie informácií o projekte v PLM systéme. Prvým z nich je potreba, aby plán projektu bol v priebehu vývoja viditeľný pre všetkých členov projektového týmu. Druhým a možno najdôležitejším dôvodom je efektívne nadväzovať na výsledky jednotlivých operácií a úloh v rámci projektu, ktoré sú obvykle vo forme dokumentov, požiadaviek či iných popisov výrobku.
K dosiahnutiu tohto cieľa sú informácie organizované do štruktúry projektu, ktorá zahŕňa fázy, aktivity a miľníky. Dokumenty majú priamu väzbu na jednotlivé činnosti, úlohy a miľníky, za ktoré je konkrétna osoba zodpovedná. Tento prístup uľahčuje jednotlivým členom projektu získať prehľad o dokumentoch, ktoré majú byť dokončené do určitého dátumu. Pre vedúceho projektu je tak omnoho jednoduchšie sledovať stav projektu. V prípade, že dokumenty nie sú schválené a dokončené, nie je možné považovať za dokončené ani úlohy, ktoré sú súčásťou projektovej štruktúry a ku ktorým sa dané dokumenty viažu. Na vyššej úrovni je možné kombinovať niekoľko projektov v rámci programu a kľúčové informácie zhrnúť do tohto riadenia pre získanie kompletného prehľadu o stave projektov.
Štandardizácia projektov
Definovanie šablóny projektov v systéme PLM prispieva k realizácii projektov, ktoré sú vždy na podobnej celkovej úrovni. Mnoho spoločností si stanovuje miľníky, ktoré sú vždy zahrnuté do projektového plánu. Tieto miľníky sú tvorené rozhodovacími bodmi, na ktoré je naviazaná príslušná dokumentácia, ktorá musí byť v rámci miľníkov dokončená. Napríklad štartovacie plány, analýzy, hodnotenia rizík a pod. Tieto záväzné dokumenty môžu byť tiež súčasťou projektovej šablóny.
Integrácia s ostatnými systémami
Projektové riadenie v PLM systémoch je jednou z najhodnotnejších funkcionalít v spojení s nadväzujúcimi systémami, ktoré se na danú funkcionalitu špecializujú. Jedná sa napríklad o finančné riadenie projektu, plánovanie zdrojov apod. Informácie o riadení projektu sú často prirodzenou cestou synchronizované s desktopovými aplikáciami napr. typu MS Project, kde integrácia zaisťuje efektivnu aktualizáciu projektového plánu alebo sa systémy typu ERP, kde sa sledujú odvedené hodiny a vzniknuté náklady.
Zhrnutie: Množstvo aplikácií v spoločnosti môže byť vďaka PLM zredukované
V rámci PLM školy sme sa v tomto dieli zamerali na dve z najvýznamnejších oblastí v systéme PLM, a to na správu a schvalovanie kompletnej dokumentácie v rámci celého dodávateľsko-odberateľského reťazca a riadenia projektov. PLM systémy sú dnes vybavené bohatou funkcionalitou z týchto oblastí a neoceniteľnou vlastnosťou týchto systémov je dostupnosť všketkých informácií z jedného miesta.
